2024年10月1日（火）から郵便料金が変わります。

2024年10月1日(火)から日本の郵便料金が30年ぶりに大幅に値上げされることとなりました。25グラム以下の定形郵便が現在の84円から110円に、また、はがきも63円から85円へと値上がりします​ 。この値上げは、電子メールやSNSの普及により郵便物の需要が減少していることが背景にあります​。また、郵便料金の値上げに伴い、速達やレターパックなどの郵便サービスも値上げされます。​これにより、企業は郵送コストが増加し、納品書や請求書などの郵送にかかる費用が大幅に上昇するため、コスト削減のために電子化への移行を検討する動きも出ています​。

郵便料金値上げによって影響を受ける企業やケース

郵送業務の多い企業は、以下のような企業・団体で値上げの影響を受けます。

• 通販やECサイト運営企業
• 公共料金事業者
• 金融機関・カード会社
• 行政や自治体
• 民間企業　など

上記のような企業・団体は主に下記のケースがあり、通数分だけ30%のコストが増大します。

• 請求書や納品書、通知書などを郵送しているケース
• ダイレクトメール(DM)を郵送しているケース
• カタログやパンフレットを郵送しているケース

値上げ前後におけるコストシミュレーション

郵便料金の値上げ前後でどれだけコストが増えるのか紹介します。
ここでは2024年10月1日に値上げが確定している定型郵便物に絞りますが、その他の郵便物の値上げも検討されていることを踏まえるとここで紹介する以上のコストが増えると思われます。

すべて25g以内の郵便物の場合

毎月1,000通送っている場合、年間で約30万円のコストが増加します。(すべて25g以下)

すべて50g以内の郵便物の場合

毎月1,000通送っている場合、年間で約19万円のコストが増加します。

シミュレーション(すべて50g以下)

郵送対応をすべて自社だけで完結させているケースは少ないと思われますが、業務を分解してみると大きく8つのプロセスに分解することができます。ここでは請求書を発行し郵送するまでのプロセスを紹介します。

ここでわかるとおり、請求書を発行し送る業務という一見簡単そうな業務も分解してみるとたくさんの手間がかかっていることがわかります。郵便料金の値上げだけに目を向けるのではなく業務プロセスを見直す必要があります。

郵便料金値上げによってコストが増大することは免れません。今回、値上げされる郵便物においては電子化することが有効な方法となります。
カタログやパンフレットを郵送する場合はゆうメールを利用する手段はありますが、信書に該当する納品書・契約書・見積書などは同封ができないため、限定的な範囲となり本質的な解決にはなりません。ここでは、電子化することに焦点を当ててご紹介します。

電子メール、SMSなどに切り替える

電子メールやSMSへの切り替えは費用だけではなく、時間の削減にもつながります。2024年1月に「電子帳簿保存法」が義務化されたこともあり、紙の請求書ではなくPDFで受け取った方が双方にとって楽になります。

請求書や納品書は会計ソフトを取り入れる

会計ソフトの導入は郵送代の削減以外にもメリットがあります。まず郵送と比較し、電子化は発行は早く・確実に届けることができるメリットがあります。

他にもインボイス制度の要件を満たした適格請求書の作成にも対応できるサービスがほとんどなため、経理担当者の業務自体を楽にすることが可能です。ここでは詳しく述べませんが、会計業務でお困りな場合は比較検討してみることをオススメします。

紙のカタログなどは電子カタログ化する

紙のカタログやパンフレットは電子カタログ化することで費用を抑えることが可能です。カタログに関しては郵送コスト以外にも多くのコストが発生しており、郵便料金の値上げに関わらずすでに課題認識を持たれている企業が多いことも実情です。
実際に弊社の電子カタログツールのActiBookは郵送代や印刷代の削減のために導入されることが多いです。

ツールの導入にも当然費用がかかる

会計ソフトや電子カタログツールの導入で郵便にかかる費用を抑えることは可能とはいっても、ツール自体にも費用は発生するため、抑えられる幅は各社の状況に寄りけりです。そのため、コスト削減以外の視点からも検討することをオススメします。郵便費用・印刷費用・人件費・時間など、郵送業務に紐づくコストは多くあります。

ここからは、カタログやパンフレットなどの印刷物を電子化することのメリットや弊社サービスをご利用いただいてコスト削減を実現した事例をご紹介します。

郵送コスト削減だけじゃない、紙のカタログやパンフレット、PDFを電子化する6つのメリット

1. 印刷代を削減できる
2. 電子カタログ(パンフレット)でも紙と同じめくり感を維持できる
3. 閲覧データを取得することができる
4. PDFでは送れない媒体にも送ることができる
5. 常に最新の情報を提供できる
6. カタログ(パンフレット)の電子化以外でも活用できる

印刷代を削減できる

電子ブックは紙を使用しないため、従来掛かっていた印刷代や製本代などのコストを大幅に削減できるというメリットがあります。また、部数の制約がなく、より多くの方にみていただけます。一度公開してしまえば、閲覧数に制限がなく公開を維持できることに加え、在庫切れや増刷のための追加費用の心配も不要です。

電子カタログ(パンフレット)でも紙と同じめくり感を維持できる

紙のカタログは手に取って触ることができるため、紙にしかできない表現や顧客体験を提供することが可能です。しかしながら、電子カタログはWeb上でも実際の紙媒体を読んでいるような見せ方や体験を提供することが可能です。弊社のお客様の場合、基本的には電子カタログで対応し、紙は本当に必要なお客様の分だけ印刷するというようなハイブリッド形式で利用いただくことが多いです。

閲覧データを取得することができる

紙のカタログやパンフレット、PDFでは誰がいつ見たのかというような定量的なデータを取得することが困難です。電子カタログは「どのページがどれくらい見られたか」というより詳細なログデータを取得することができます。取得したデータを解析することで、恒常的に業務を改善していくことが可能になります。

PDFでは送れない媒体にも送ることができる

紙からPDFに変換してもそこからさらにハードルがある場合があります。特にカタログのようなある程度高画質なものが必要な場合、メールで送信する場合にトラブルが起こる場合があります。
具体的には送信先のお客様の環境によっては容量制限で閲覧できない場合があったり、容量が重くメールが重たくなってしまったりします。そもそもPDFを添付できないものもあったりします。電子カタログであれば、URLに変換されるためこのような問題は発生しません。

常に最新の情報を提供できる

カタログを更新するたびに印刷し直さなければならなかったり、お客様にPDFを送り直さないといけない手間が発生します。電子カタログであれば更新した際にURLはそのままになるため、最小限の手間で常に最新の情報を届けることが可能です。

カタログ(パンフレット)の電子化以外でも活用できる

ただカタログを電子化するだけでも、コストの観点から見ても大きなメリットがあります。しかし、それ以外の活用をすることで、電子化の恩恵を最大限高めることが可能です。たとえば、下記のようなシーンでも利用可能です。

• 社内業務：Web社内報・社内マニュアル・研修・採用情報
• 営業活動：営業資料・提案資料の電子化/一元管理
• マーケティング：ホワイトペーパー・セミナー資料
• 学校：学校紹介パンフレット・受験情報
• その他：観光地のパンフレット・災害マニュアル・フリーペーパー

2024年10月に始まる郵便料金の値上げについて具体的な値上げ時期や背景を説明しました。また、値上げへの対策方法を紹介しました。郵便料金が最大30%値上げされることは企業にとってインパクトのある改定です。
しかしながら、これを期にデジタル(DX)化を進める機会でもあります。目先の値上げに対策することももちろん重要ではありますが、ツールを検討することは業務プロセスの見直しと改善機会にもなります。
care-baseは事業所ページのPDFダウンロードやチャットでカタログやパンフレットなどのデータを送信できるだけでなく、業務効率化や売上を増やすための仕組みを提供しております。電子化を検討されている方はお気軽にご相談ください。

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